Radar

Ik wil mijn administratie op een usb-stick gaan bewaren.
Welke documenten moet ik origineel bewaren?

Misschien kun je dit beter vragen op sites als Higherlevel.

Bloempie schreef:Ik wil mijn administratie op een usb-stick gaan bewaren.
Welke documenten moet ik origineel bewaren?

Via gmail heb je reeds 15 gb opslag. Zijn aardig wat documenten om in te scannen en op te slaan voordat je daaraan zit.

Anders een externe SSD schijf een idee ?
https://www.google.nl/?gws_rd=ssl#q=externe+ssd+schijf

Op je Eigen harde schijf en via "Crashplan" encrypted synchen met je PC's. Dan hoeft Google er ook niet mee aan de haal te gaan.
Lopende contracten, hypotheekstukken, eigendomsbewijzen (huis), pensioenzaken origineel bewaren,
De rest kunnen wel copieen zijn.
Met "Nuance's paperport" kun je het ook nog eens mooi organiseren.

Inderdaad, alle echt belangrijke papieren zoals polissen, aankoopbewijzen, contracten moet je altijd goed bewaren.
En het is altijd goed om een back-up te hebben op bijvoorbeeld een USB-stick, maar als je het ergens online " in de cloud" opslaat kun je er altijd weer bij vanaf welke computer in de wereld dan ook.

En zoals Michiel FRL zegt vertrouw nooit op 1 medium. Een USB stick kan kapotgaan of zoekraken, en bij "cloud opslag" heb je ook nooit 100% zekerheid dat die service blijft bestaan en of het wel in veilige handen is zonder dat iemand meekijkt. Als het om vertrouwelijke informatie gaat is het inderdaad goed om je bestanden dan eerst te "encrypten" .

Bloempie schreef:Ik wil mijn administratie op een usb-stick gaan bewaren.
Welke documenten moet ik origineel bewaren?

Uiteraard die voor u belangrijk zijn, lijkt mij logisch,
en op een externe harde schijf, grotere opslag capaciteit.

Sowieso kan je denken aan alle kassabonnen die als garantiebewijs dienen, aangezien die op thermisch papier zijn gedrukt wat vervaagd met de tijd. Verder zou ik een USB stick gebruiken in samenhang met (bijvoorbeeld) Crashplan, dan heb je een lokale backup, en eentje voor als het hele huis af fikt.

Je kunt voor echt belangrijke bestanden ook een (gratis) mail account maken bij bijvoorbeeld gmail of yahoo en die bestanden dan naar je toe mailen. Blijven ze ook staan zonder risico op brand of verlies

kweenie schreef:Je kunt voor echt belangrijke bestanden ook een (gratis) mail account maken bij bijvoorbeeld gmail of yahoo en die bestanden dan naar je toe mailen. Blijven ze ook staan zonder risico op brand of verlies

Met een beetje volume is dat geen doen, dan blijf je aan het zoeken, zeker als je niet van te voren een standaard naam voor de bestanden maakt. Bijvoorbeeld initialen-naam bedrijf-omschrijving-datum.xxx. En een voordeel van bijvoorbeeld crashplan is dat ze incrementele backups doen, en je dus altijd overschreven bestanden terug kan halen. Iets wat bij zeg dropbox weer niet kan. Voor die ~3 euro/maand, vind ik crashplan wel een goede prijs/kwaliteit verhouding hebben, zeker als je ook bijvoorbeeld een grote voorraad foto's of andere multimediabestanden veilig wil stellen, en je wat serieuze functies wil hebben.

sjohie schreef:

kweenie schreef:Je kunt voor echt belangrijke bestanden ook een (gratis) mail account maken bij bijvoorbeeld gmail of yahoo en die bestanden dan naar je toe mailen. Blijven ze ook staan zonder risico op brand of verlies

Met een beetje volume is dat geen doen, dan blijf je aan het zoeken, zeker als je niet van te voren een standaard naam voor de bestanden maakt. Bijvoorbeeld initialen-naam bedrijf-omschrijving-datum.xxx. En een voordeel van bijvoorbeeld crashplan is dat ze incrementele backups doen, en je dus altijd overschreven bestanden terug kan halen. Iets wat bij zeg dropbox weer niet kan. Voor die ~3 euro/maand, vind ik crashplan wel een goede prijs/kwaliteit verhouding hebben, zeker als je ook bijvoorbeeld een grote voorraad foto's of andere multimediabestanden veilig wil stellen, en je wat serieuze functies wil hebben.

Had reeds geschreven dat je via gmail 15 gb gratis opslag had........

Anyway, hoeveel is volume ? Honderden pagina's ? Duizenden pagina's ?
Maar ook als je op een usb stick, externe schijf of hoe dan ook digitaal wilt opslaan.....feit blijft dat deze eerst zullen moeten worden ingelezen.......of is er een techniek waar ik nog niet mee bekend mee ben ?

Ik kan dat via de zaak dien en deze worden dan als pdf aangeleverd waarna ikzelf een naam eraan kan hangen. Zoveel werk is dat niet. Wel als je alles uitgesplitst wilt hebben en duizenden pagina;s zijn.

Ik heb rubrieken aangemaakt, documenten ingescanned en klaar. Daarna alleen om de zoveel tijd nieuwe documenten toevoegen.
Originelen liggen elders.

Tis 1 keer ff wat werk en daarna alleen bijhouden.

Teunbosseman schreef:

sjohie schreef:

kweenie schreef:Je kunt voor echt belangrijke bestanden ook een (gratis) mail account maken bij bijvoorbeeld gmail of yahoo en die bestanden dan naar je toe mailen. Blijven ze ook staan zonder risico op brand of verlies

Met een beetje volume is dat geen doen, dan blijf je aan het zoeken, zeker als je niet van te voren een standaard naam voor de bestanden maakt. Bijvoorbeeld initialen-naam bedrijf-omschrijving-datum.xxx. En een voordeel van bijvoorbeeld crashplan is dat ze incrementele backups doen, en je dus altijd overschreven bestanden terug kan halen. Iets wat bij zeg dropbox weer niet kan. Voor die ~3 euro/maand, vind ik crashplan wel een goede prijs/kwaliteit verhouding hebben, zeker als je ook bijvoorbeeld een grote voorraad foto's of andere multimediabestanden veilig wil stellen, en je wat serieuze functies wil hebben.

Had reeds geschreven dat je via gmail 15 gb gratis opslag had........

Anyway, hoeveel is volume ? Honderden pagina's ? Duizenden pagina's ?
Maar ook als je op een usb stick, externe schijf of hoe dan ook digitaal wilt opslaan.....feit blijft dat deze eerst zullen moeten worden ingelezen.......of is er een techniek waar ik nog niet mee bekend mee ben ?

Ik kan dat via de zaak dien en deze worden dan als pdf aangeleverd waarna ikzelf een naam eraan kan hangen. Zoveel werk is dat niet. Wel als je alles uitgesplitst wilt hebben en duizenden pagina;s zijn.

Ik heb rubrieken aangemaakt, documenten ingescanned en klaar. Daarna alleen om de zoveel tijd nieuwe documenten toevoegen.
Originelen liggen elders.

Tis 1 keer ff wat werk en daarna alleen bijhouden.

Met mijn foto's erbij, kom ik op ~60Gb aan data, enkel de documenten en het emailarchief zouden wel in een google drive/gmail passen. Maar dat verschilt per geval, en een term als "thuisadministratie" zoals TS gebruikt, zegt niet alles over de grootte ervan.

Overigens hebben wij thuis een HP6500, een all-in-one van goed 100 euro met ADF, dus dan is digitaliseren zo gedaan. Beetje zoals op de zaak inderdaad, maar dan een wat minder fancy apparaat.

Bedankt voor de bijdragen!
Ik zal eens gaan bedenken wat voor mij de beste oplossing is.

Bloempie schreef:Bedankt voor de bijdragen!
Ik zal eens gaan bedenken wat voor mij de beste oplossing is.

Wat betreft documenten van (lokale) overheden, kan je ook eens kijken of bijvoorbeeld je gemeente, al informatie via "mijn overheid" deelt met hun inwoners. Dan heb je daar al eea veilig staan, en desgewenst kan je dan die pdf's ook naar je lokale opslag downloaden.

Bloempie schreef:Ik wil mijn administratie op een usb-stick gaan bewaren.
Welke documenten moet ik origineel bewaren?

Zakelijk - 5 jaar.

Prive - Zolang de garantie loopt.

Zakelijk 7 jaar ( belasting )
Prive , zolang je de goederen hebt . bv. voor verzekeringen .

klokjebruier schreef:

Bloempie schreef:Ik wil mijn administratie op een usb-stick gaan bewaren.
Welke documenten moet ik origineel bewaren?

Zakelijk - 5 jaar.

Prive - Zolang de garantie loopt.

Aangezien de belastingdienst tot 5 jaar mag terugvorderen, zou ik dat als termijn voor privégegevens aanhouden. Heb je ook meteen de meeste soorten garanties gehad, in iedergeval op electronica enzo. Voor matrassen (25 jaar van Ikea bijvoorbeeld) etc, is het sowieso slim om kassabonnen te scannen, want de levensduur van dat thermische papier is maar kort.

Er is voor particulieren, behalve voor het lopende belastingjaar, geen bewaarplicht en geen bewijsplicht. De belastingdienst laat ons graag 5 jaar lang spullen bewaren om het hun gemakkelijker te maken. Daartoe bestaat echter geen enkele wettelijke verplichting.

olaf79 schreef:Er is voor particulieren, behalve voor het lopende belastingjaar, geen bewaarplicht en geen bewijsplicht. De belastingdienst laat ons graag 5 jaar lang spullen bewaren om het hun gemakkelijker te maken. Daartoe bestaat echter geen enkele wettelijke verplichting.

Misschien niet, maar het is een relatief kleine moeite als je toch al aan het digitaliseren bent, en scheelt je eventueel in de toekomst veel ellende.

olaf79 schreef:Er is voor particulieren, behalve voor het lopende belastingjaar, geen bewaarplicht en geen bewijsplicht. De belastingdienst laat ons graag 5 jaar lang spullen bewaren om het hun gemakkelijker te maken. Daartoe bestaat echter geen enkele wettelijke verplichting.

Maar het is altijd makkelijk om zelf bewijsmateriaal te hebben. Als de belastingdienst iets beweerd en je hebt geen tegenargumenten anders dan "het klopt niet" dan maak je het jezelf onnodig moeilijk.

sjohie schreef:

olaf79 schreef:Er is voor particulieren, behalve voor het lopende belastingjaar, geen bewaarplicht en geen bewijsplicht. De belastingdienst laat ons graag 5 jaar lang spullen bewaren om het hun gemakkelijker te maken. Daartoe bestaat echter geen enkele wettelijke verplichting.

Misschien niet, maar het is een relatief kleine moeite als je toch al aan het digitaliseren bent, en scheelt je eventueel in de toekomst veel ellende.

En wat zou de belastingdienst dan kunnen doen? Als er een definitieve aanslag is opgelegd moeten ze wel van erg goede huizen komen om daar op terug te komen. En als ze dan om bewijs vragen dan zeg je gewoon dat je de stukken niet meer hebt omdat het jaar is afgesloten door de defintieve aanslag.

Als jij een definitieve aanslag van 2014 hebt ontvangen en je bent het daar zelf mee eens kunnen de spullen van 2014 in de prullenbak. De belastingdienst kan niet zomaar op 2014 terug komen tenzij jij bewust hebt gefraudeerd, foutieve informatie hebt verstrekt of spullen hebt achtergehouden.